Експертите велат дека хибридните настани се иднината. За успешен хибриден настан потребни се и двете компоненти: соодветна физичка локација и соодветна технологија. Затоа, и двете заслужуваат посебно внимание и планирање. Различен пристап кон креирање на мисија и цели за двете публики е клучен за вашиот хибриден настан да биде успешен.
Хибридните настани нудат најдобро од двата света – виртуелниот и физичкиот. Дел од учесниците се присутни на физичка локација, а дел виртуeлно. Нивната популарност и употреба се рашири во екот на пандемијата, но тие се тука за да останат. Ова е добра причина зошто треба да се запознаеме со нив повеќе.
Во една статија на Forbes, Мелиса Парк, основачот и CEO на наградувана глобална компанија за настани, Меlissa Park Events, споделува свои искуства и совети што се важни за еден настан да има големо влијание. Ако вашата компанија сака да организира успешен хибриден настан не смеете да ги занемарите овие совети.
За Секој Хибриден Настан Треба Продукција
За еден хибриден настан да биде успешен потребно е повеќе продукција отколку едноставно пренесување на содржината на настанот со физичко присуство. Иако ќе споделувате иста содржина онлајн и во живо, за настанот да биде навистина ефективен, виртуелниот елемент на хибридниот настан треба да биде дизајниран како самостојно искуство.
Тоа ќе подразбира технички решенија кои ќе придонесат секој учесник да биде инспириран и вклучен. Од изборот на онлајн платформа со соодветни карактеристики и технологија, до тимот за техничка подршка. Ова ќе треба да го предвидите и во вашиот буџет.
Поставете Посебни Цели за Двата Вида Настани: Виртуелен и Во Живо
Виртуелната компонента од вашиот настан треба да има своја одвоена мисија и цели. Искуството што ќе го имаат онлајн учесниците е сосема поинакво од искуството на учесниците присутни на физичката локација. Не може исто да се оценуваат двете компоненти на вашиот настан.
Често сакаме да ги прескокнуваме здодевните задачи поврзани со планирање и да преминеме директно на забавните работи како декорација, поставување знаци, одбирање храна и пијалоци. Но, колку појасни се вашата мисија и цели, толку појасен ќе биде и целиот ваш настан и неговиот маркетинг.
Земете ја во Предвид Перспективата на Учесниците
Откако ќе дефинирате што сакате да постигнете, време е да навлезете во умот на вашата целна публика за да можете да креирате од нивна перспектива.
Што е тоа што нив ги мачи?
Како вашиот настан може да го реши нивниот проблем?
Што ќе биде потребно за вашиот маркетинг материјал да исплива на површина во морето на дигитална врева?
Што ќе биде потребно за да ги наведете да купат билет или да се пријават за да присуствуваат?
Внимавајте на Вниманието на Учесниците!
Дистракциите се присутни насекаде. Преку употреба на технологија за пренос во живо, виртуелната верзија на настанот се случува паралелно со настанот на физичка локација. Сепак, нема да можете да го задржите вниманието на виртуелната публика толку долго. Ова е причината зошто треба да креирате пократка, изменета виртуелна програма која ќе трае помалку од 2 часа.
Пренесувајте го во живо главниот говор и сите сесии со значајни говорници. Потоа, овозможете им на виртуелните учесници пристап до библиотека со презентации што ќе можат да ги гледаат подоцна, во термин што на нив ќе им одговара.
Поттикнувајте ја Интеракцијата на Учесниците
Внимавајте на исфорсирана интеракција. Создадете услови интеракцијата да „тече“. Ако вашиот настан во живо, има премногу компоненти, тогаш ќе се појави и овој момент на исфорсирана интеракцијa. Од голема желба да овозможиме поголем степен на интеракција им нудиме премногу опции како што се групни сесии, брејкаут соби, состаноци еден на еден со експертот, велнес активности, можност за networking, VIP вечери, коктел забави, итн.
Истото важи и за вклученост на виртуелни учесници. Ако побарате од присутните да направат милион мали нешта, ќе ги збуните и ќе ги изгубите. Размислете кои елементи ви се потребни и всушност ќе ви помогнат да ги постигнете вашите цели, и потоа отстранете сè друго.
Промовирање на Networking
Вмрежувањето е една од главните причини зошто луѓето присуствуваат на деловни настани, објаснува Ахмед Сохаиб од vFairs. Задачата на организаторот на хибридниот настан е да создаде услови за учесниците на настанот да остварат ефективна интеракција. Обезбедувањето можности за networking на хибридна публика е предизвик бидејќи дел од вашата публика е присутна, додека остатокот го следи настанот од далечина.
Една од препораките е да ги поттикнете присутните да постават кориснички профили на платформата за виртуелниот настан, без разлика дали на настанот ќе присуствуваат online или физички. На овој начин присутните и говорниците можат лесно да пребаруваат профили и да започнат разговори насочени кон одредена цел. Исто така, на тој начин ќе им овозможите полесно да комуницираат и закажат деловен состанок.
Технологија Како Клучна Компонента на Виртуелните и Хибридните Настани
Една од клучните компоненти на витруелните и хибридните настани е технологијата. Првото нешто што треба да биде на вашата check листа кога организирате хибридни настани е: „Обезбедување соодветна технологија“ – наведуваа Консалтинг за Стратешки Развој (Strategic Development Consulting) од Скопје во Прирачникот за Организација на Виртуелни и Хибридни Настани.
Соодветната технологија како термин може да варира во зависност од различните типови на настани - виртуелните бараат уред и стабилна интернет конекција за најавување на платформа, додека хибридните настани бараат дополнителна опрема за видео, аудио и стриминг (камери, микрофони, аудио/видео миксери и тн.).
Заклучок
Хибридните настани се тука за да останат. Тие се иднината бидејќи нудат уникатни можности за учесниците да го искусат најдоброто од настаните во живо и виртуелните настани.
Поради оваа разлика во сетингот, ќе има јаз во искуството на виртуелната публика и публиката во живо. Вашата улога како домаќин е да го минимизирате овој јаз и обезбедите беспрекорен, интерактивен настан за двете публики.
Kога станува збор за корпоративен сектор, причините зошто компаниите треба да го искористат потенцијалот што го нудат хибридните настани е да имаат поголемо влијание врз своите клиенти, постоечки и идни.
Барате локација за вашиот хибриден настан? ЛинкАкрос Центар за Развој во Скопје нуди физичка локација и Zoom платформа за организирање хибридни настани. Дознајте повеќе на нашата веб страница на www.centarzarazvoj.mk/sala.